Các bước chuẩn bị cho một hội nghị khách hàng

Tùy theo chủ đề và số lượng người tham gia mà bạn có thể lựa chọn cách bố trí phù hợp cho các sân khấu hội nghị khách hàng. Một buổi hội thảo được tổ chức một các tươm tất, chu đáo sẽ mang lại sự thành công ngoài mong đợi cho bạn.

Phát biểu của các nhân vật quan trọng, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới, trao đổi – thảo luận, các trò văn nghệ, rút thăm trúng thưởng là những chủ đề không thể thiếu cho một buổi hội thảo của công ty. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về Thiết kế sân khấu chuyên nghiệp cho tiệc cưới.

Tìm kiếm địa điểm phù hợp

Việc này khá quan trọng vì nếu số lượng người tham gia trên 500 người nhưng bãi xe không có đủ sức chứa sẽ gây khó khăn cho khách mời. Ngoài ra, cần xem xét các thiết bị trong hội trường để đảm bảo chất lượng âm thanh, ánh sáng, máy chiếu ổn định và dự trù khi có các sự cố về kỹ thuật.

Truyền thông cho sự kiện

Các sự kiện có quy mô lớn bạn cần đầu tư cho công tác truyền thông. Thời gian để PR cho chương trình cũng rất quan trọng, không thể đến gần sát ngày tổ chức bạn mới thông báo hoặc tuyên truyền từ 2-3 tháng trước. Việc PR đúng lúc sẽ giúp chương trình của bạn phổ biến rộng rãi và khách tham dự cũng có thể sắp xếp thời gian.

Đăng ký cho khách tham dự

Bạn cần xem xét về hình thức đăng kí của khách tham dự. Nếu chương trình có bán vé thì mua vé với hình thức nào, tính toán giá vé hợp lý, dự trù các trường hợp khách tham dự không đông như dự tính thì có nên tăng giá vé hay không.

Lựa chọn chủ đề cho chương trình

Chủ đề chương trình hay và bổ ích sẽ thu hút sự chú ý của người tham gia và gợi ý cho bạn trong việc lên ý tưởng thiết kế cho chương trình. Vì vậy, bạn có thể làm một khảo sát nhỏ với những người tham gia để tìm ra chủ đề mà họ đang quan tâm và yêu thích.

Làm việc với các diễn giả, người phát ngôn

Bạn cần làm việc trước với những diễn giả và người phát ngôn của buổi lễ. Tránh trường hợp người diễn giả nói quá nhiều, ảnh hưởng đến khách tham dự. Thông tin về diễn giả nên được công khai cho người tham dự để tạo lòng tin và sự hào hứng khi họ đến tham gia chương trình.

Các buổi hội nghị khách hàng là cơ hội tuyệt vời để bạn quảng bá hình ảnh cũng như sự chuyên nghiệp của công ty mình đến với các khách hàng lớn. Không chỉ vậy, uy tín của công ty cũng được củng cố từ các buổi hội nghị này. Do đó, cần được chuẩn bị chu đáo nhất.